作為醫院信息科管理者，醫院我們平時在管理的信息過程中，更側重的科項是要保證團隊成員能夠按照你的期望值完成任務。今天的目管這篇文章里，我會進一步展開講一些項目管理的理中技巧。這些技巧一部分來自我個人的技巧思考和實踐，另一部分得益于我的醫院老師：黃昊、陸慧菁、信息王磊等人的科項悉心指導和啟發，真實可行并且有效，目管希望對你的理中日常管理工作也有幫助。
第一技巧：我們在做項目計劃的技巧時候，要對多個項目進行細分重組
怎么理解呢？我們從做這件事的醫院目的說起。在給組里多個人分配項目的信息時候，我們往往需要考慮的科項因素包括以下的內容。
1. 先評估能力，再分配任務，每個人的能力要和任務的難度匹配。
2. 每個人任務完成所需時間要盡量平等，也就是要達到一種負載平衡。
3. 每個人得到的任務里，挑戰有意思的工作和臟活累活的比例要大致相等。
4. 每個人任務里有足夠的挑戰，能夠幫助其成長，又不至于太難而讓其望而生畏并產生挫敗感。
5. 不同人的任務之間如果有依賴性，在分配任務時要安排合理的順序，確保不會有人被別的人或事阻塞。
6. 每個人的任務里都應該有一個主題，就好像故事有一條主線。這樣，成員會覺得自己參與了一個比較完整的任務，進而產生成就感，而不是感覺做了一堆雜活。
達到這些目的的手段，我們姑且就稱其為“細分重組”。這個過程又包括兩個階段。
第一個階段。你需要把所有要做的事，細分成一個個的小任務，每個任務的大小、完成需要的時間都大致差不多。如果有比較大的任務塊，就盡可能地切分成幾個小塊。這需要管理者對項目本身的重點和任務細節有很好的把握。
第二個階段。把這些大小均勻的任務塊，按照上面提到的因素，分裝到幾個虛構的 “箱子” 里，然后分配給團隊成員。這就像個打包裝箱的過程，尤其需要注意的是，每個箱子一定都有一個主題，也就是說，如果你想給這個箱子起個名字，你一定能找到那個名字，并很好地概括其中的內容。最后，保證每個箱子在內容、重量等各方面都比較均衡。完成了這個工作之后，后續項目的每一步，作為管理者的你都能做到心中有數。同時還能避免后期執行中一些可能的弊端，例如，有的人工作繁重疲累不堪，有的人則早早完成了自己任務，缺乏挑戰。這種任務劃分的方式還會讓每個人更有成就感和責任感，因為他們完成的是一整個故事。
第二個技巧：工期估算
一般情況下，信息科主任都會對每個任務的完成時間有自己的判斷，但最終還是要和接受任務的員工溝通清楚，并尊重對方的意見，確保雙方能就任務時間線達成一致。有了承諾，工作的目標性也會更強一些，畢竟，截止日期才是最好的效率工具。這一點非常重要。如果不是雙方達成一致的協議，或者不是雙方都認可合理的時間估算，一旦后期出現不能按期完成任務的時刻，就很容易出現一些令人不愉快的交流。同時需要注意的是，很多工程師在做時間預算的時候，會過于樂觀。我見過的廠家大部分工程師都樂觀、積極、自信，他們沉浸在代碼的世界里，試圖把軟件做到最好，往往卻會忽略時間因素。當核對工期的時候，他們會根據自己的經驗給出一個非常樂觀的期限。
和普通人一樣，工程師們也會高估對復雜邏輯的處理能力。甚至，有時候工程師給出的工期是自己負責的那部分完成的時間；然而，一個功能的完成，包含編譯、單元測試、提交代碼、集成測試、功能測試、性能測試和上線。如果不是特別留意，這些細節往往會泯滅在項目進度的時間表里，無法體現。即使是一個很有估算經驗的工程師，在新項目中也可能會遇到各種各樣新的問題，你會驚奇地發現，上一個項目中的方法在新產品中失靈了。另外，開發中遇到的技術瓶頸或難以解決的 Bug，也會耗費程序員大量的精力和時間，這時候我們能做的事情只有等待，給他們時間去披荊斬棘，直到問題解決。
所以，在這個階段，往往需要技術領導給出參考性的意見和建議；除此之外，你最好留出一些緩沖的時間，因為實際工作中總會有一些不可預見的情況發生。
第三個技巧，也是很重要的一點，實時跟蹤，并準備好 B 計劃
信息科領導者要做好兩手準備，比如，團隊中有一部分人突然表現失常了怎么辦？項目由于其他原因被阻塞了怎么辦？
這時候我們需要做好以下兩點。
1. 我們在 “細分重組” 中把工作分成了小塊，在完成過程中，我們還需要設立各種里程碑。其中，有一些長期的大里程碑，也有一些為期一周到兩周的小里程碑。這些里程碑就像你上高速行駛之前給自己定的目標：幾點前要到某個服務區，幾點前要到某個城市等等。有了這些里程碑，管理者就可以通過它們進行實時跟蹤，了解項目的進度，看看項目這輛汽車是不是還正常地行駛在高速路上，是不是拋錨了，是不是沒油了，等等。
2. 一旦出現延遲，管理者要和負責人一起分析原因，詢問對方能否追上進度，會不會對整個項目的進程有重大影響。如果問題不嚴重，可以暫時不做調整，繼續跟進。如果影響比較大，就需要啟動 B 計劃了，比如調整執行的人員、提供額外的資源、分析執行的方法、甚至你需要重新考慮項目進度。
通常情況下，如果這三點做得比較好，我們的 B 計劃就不會用上，這也是我們期待的最好結果。
來源：筱筱創新工作室
