對于醫院領導而言，醫院信息系統是信息一種管理工具，目的化規劃實是為醫院提供一種管理技術手段，把院領導的醫院管理思想貫徹到在醫院業務中。信息化建設能夠使醫院結合實際情況，信息把這種管理模式和管理思想貫徹到醫院的化規劃實醫療業務中去。醫院信息化規劃的醫院實施，涉及組織、信息開發、化規劃實項目管理、醫院營運、信息資金、化規劃實人員、醫院流程等全方位的信息問題，不可預見的化規劃實工作或返工的情況經常發生。因此，要實施好信息化規劃，需要有科學的管理方法、可行的實施計劃和有力的組織和制度保障。
組織架構
信息化建設的成功與否，組織架構和人才是關鍵。
（一）醫院信息管理組織結構
醫院信息化建設絕對不單純是醫院信息部門的事，需要相關部門的共同參與，信息部門只是信息化建設的推動者，而信息化建設的主體是醫院所有的部門和每一位員工。在充分了解各部門的需求后進行信息化規劃，可以避免單一部門做無用功。醫院信息化建設項目的實施需要院領導的支持，并充分考慮醫院中層管理者和業務骨干人員的實際需求，在項目實施中獲得他們的積極參與和支持，是項目獲得成功的關鍵。信息化建設，要求信息部門加強需求管理，主動了解用戶需求并最終引導用戶需求。分期分階段推行信息化項目實施，從而使用戶需求得到更好的滿足。這些要求，都體現在信息化建設的多部門參與，在組織結構上，多部門參與主要體現在領導小組和項目的組成上。
1. 信息化建設領導小組 建議醫院設立信息化建設領導小組或指導委員會，組長或委員會主任應由院領導擔任，成員應包括信息部門、醫療管理部門、護理管理部門、財務部門、人事部門、后勤部門、臨床部門、技診部門等負責人擔任。領導小組的職責應該包括：審議醫院信息化建設的發展規劃、工作計劃和預算;聽取信息部門的工作匯報，對醫院信息化建設實施中的重大問題進行咨詢和監督實施；討論重大的需求變更，在業務工作和資源配置上，對各處室進行指導和協調；受院領導的委托，對信息化建設中的重要問題進行專項調查研究，提出咨詢報告；審議信息化建設項目論證報告；指導信息部門完成信息系統的實施和推廣工作。
2. 信息管理部門 醫院信息化建設模式有完全自主開發、合作開發、部分開發部分引進和完全引進四種，采用不同的建設模式，對醫院信息技術人才的要求不同。但不管采用那種建設模式，信息部門是必須建立的。醫院信息化建設工作可分為規劃與管理、設計與開發、維修和維護三類，對每類工作都需要配備相應的信息技術人員，人數可根據建設模式和每類工作的工作量來確定。信息部門關鍵是要能夠是信息系統對醫院的業務進行很好地支撐與服務，使用戶滿意。對醫院而言，信息化規劃如何才能落到實處，關鍵是找對人做對事，得到高層支持。
信息部門的職責包括，具體負責醫院信息化建設總體規劃和年度計劃的制訂、實施和管理；負責醫院信息系統相關軟硬件的計劃、選型、審批、采購、安裝、驗收、調配、維護、維修、硬件報廢的技術鑒定；制訂及執行信息管理制度和操作規范;參與組織應用軟件開發和推廣；負責醫院信息系統項目的管理；負責全院員工的信息系統操作和基礎知識的培訓；根據院領導及相關管理部門授權，設置計算機使用權限；負責全院計算機網絡建設及維護；維修維護全院計算機設備；負責處理應用系統故障；負責維護信息系統的正確性、一致性；保證醫院信息系統及網絡的安全、穩定的運行；負責信息系統的安全防護；協助向院領導提供臨床醫療和經濟情況及其他相關數據的分析報告，提供各種數據，支持決策。負責提供醫院統計部門不能提供的信息系統中的數據。
3. 信息系統項目組 對于每個信息系統項目設立項目組，項目組負責具體的項目管理工作，使項目在規定的時間內，花費最少的成本，取得最好的質量。項目小組的成員不僅要包含信息部門的技術人員，更應該包含醫療業務部門的信息系統的最終用戶。
（二）建立信息管理制度
規章制度在我們的生活當中無處不有。小到個人守則，大到部門規章，隨處可見。
規章制度對于規范部門和職工的行為，樹立醫院的良好形象，保障醫院的正常運營，促進醫院的長遠發展具有重大的作用。完善規章制度，醫院內部職工的工作積極性可以得到廣泛調動，醫院的各項工作就能夠順利開展。為進一步提升醫院信息化建設的領導力和執行力，保障信息化建設項目的成功實施和應用，需要建立一套完整的管理制度，如信息科管理制度、機房管理制度、工作站管理制度、信息安全保密制度、信息檔案管理制度、信息技術人員陪尊制度、計算機操作培訓制度、電子病歷管理規定、信息設備的管理規定、信息系統權限管理規定、信息系統數據查詢管理規定、信息編碼管理規定、網絡管理規定、計算機網絡系統安全規則等。
（三）信息部門要參與信息化規劃
保障醫院信息化規劃有效實施，需要院領導有力的支持、資金持續的投入、信息技術人員的先進技術、信息化項目管理人員良好的信息系統項目管理能力、醫院有效的激勵等，但即使以上各個方面都很到位，也可能會使信息化規劃在實施時出現偏差，因為在很多醫院，負責信息化規劃人員，不負責信息化建設項目實施，負責實施的人員對信息化規劃不理解或有自已不同的想法，并按自己的理解或自己的思路進行信息化建設，造成信息化規劃與信息化建設項目實施的脫節。另外，部分醫院信息化規劃由信息規劃咨詢服務提供商獨立完成，由醫院信息部門負責實施，在實施過程中，由于種種原因，可能出現信息化規劃與信息化建設項目實施脫節。避免信息化規劃與實施脫節的最好方法，是讓信息化規劃人員參與或跟蹤信息化建設項目的實施，在實施過程中，由信息化規劃人員與項目負責人一起把握項目的目標范圍和項目實施方案，一起確定里程碑等關鍵節點與關鍵交付。也可以由信息化規劃人員，充當信息化建設項目實施的監理或輔導員。對于主要由外部咨詢機構幫助完成信息化規劃的醫院，最好在信息化規劃完成后，繼續聘請咨詢機構的顧問，充當信息化建設項目實施的監理，目前多數請外部顧問完全信息化規劃的企事業單位，多數采用這種方式。信息化規劃人員或外部信息化規劃咨詢顧問在監理或輔導信息化建設項目實施過程中，會驗證自己當初規劃方法的合理性，同時，根據實施過程遇到的問題，還可以對信息化規劃進行適當的修訂。
（四）信息部門的考核
對項目組和信息部門需要進行考核，只有這樣才能有力地推動項目的進程。對信息部門的考核方法無法像臨床部門那樣簡單明確，一目了然，需要重新制訂考核指標，可從如下幾個方面來確立指標：
1. 資源配置 通過對其他標桿醫院的考查，根據本院業務量和發展速度，確立本院信息技術人員的數量、信息化建設投入規模等資源配置有關指標。
2. 業務效率 即勞動效率，例如人均支持的床位數、人均診療人次、人均負擔的終端數量、人均負擔的子系統個數等。
3. 服務質量 即滿意度、信息系統的可用性、業務系統處理速度、宕機持續時間、項目完成情況、預算執行情況、故障處理時間、需要完成率等。
4. 技術發展能力 根據信息部門的長遠發展目標，如新技術培訓、新技術引入、超前研究和開發等情況，考核信息部門可持續的發展能力。
根據上述指標，參考醫院信息化建設所出的具體階段，對每類指標賦予不同的比重，形成信息部門績效考評的指標體系。并在每年根據情況變化不斷修訂和優化，不斷完善。
項目管理
要做好信息化規劃的實施，須建立一套完整的項目管理體系，使實施的每一個步驟都遵從一定的規范，做到有章可循。建立良好的信息化合作伙伴關系，與供應商開展有效的溝通和合作。建立嚴格的變更管理體系，有效地控制用戶需求。抓大放小，使所有項目的成本、進度、質量都得到綜合的管理，避免邊行動，邊計劃，邊修改，導致需求無限擴大，項目實施周期無限延長。
信息系統項目管理是指在信息系統建設項目中運用專門的項目管理知識、技能、工具和方法，使項目在約定的時間內，利用有限的資源，完成指定的任務，且不超過規定的成本。通過信息系統項目管理，可以實現或超過項目干系人的需要和期望。
醫院信息化規劃的實施是一個大型項目，信息系統項目管理在醫院信息化規劃的實施中的作用如下：
1. 合理安排信息化建設的實施進度，有效使用醫院提供的資源，確保信息化規劃能夠按期完成，并降低信息化建設成本。如，通過信息系統項目管理工具中的工作分解結構、網絡圖和關鍵路徑、資源平衡、資源優化等一系列項目管理方法和技術的使用，可盡早地制訂信息化建設任務，合理安排各項任務的先后順序，有效安排資源的使用，特別是信息化建設中的關鍵資源和重點資源，保證信息化規劃的順利實施，并有效降低信息化建設成本。
2. 加強信息化建設項目的團隊合作，提高團隊的戰斗力。信息系統項目管理的方法提供了一系列的人力資源管理、溝通管理等方法，如人力資源的管理理論、激勵理論、團隊合作方法等。通過使用這些方法，可以增強團隊合作精神，提高項目組成員的工作士氣和效率，為信息化規劃的成功實施提供團隊保障。
3. 降低信息化規劃實施的失敗風險，提高信息化規劃實施的成功率。風險時刻不在，通過信息系統項目管理，準確識別風險，制訂應對措施，降低風險的影響甚至變不利成有利，降低對信息化建設的影響。
4. 有效控制信息化建設范圍，增強信息化建設的可控性。信息化規劃的實施過程中，經常發生計劃變更。要使信息化建設繼續朝著當初規劃的方向發展，必須有一種好的方法來進行控制，而信息系統項目管理強調變更控制，采用信息系統項目管理理論和方法，能有效降低計劃變更對信息化建設的影響，保證信息化規劃的順利實施。
5. 可以盡早地發現信息化建設中出現的問題，妥善解決。信息系統項目管理強調項目執行過程中的檢查及改進，使項目管理者能夠及早發現并解決信息化建設中出現的問題和隱含的問題。
6. 可以有效地進行信息化建設的知識和經驗積累。通常，在醫院信息化建設中，經常在一個系統完成時，項目就結束了，對于信息化建設經驗總結，技術積累，都是一種空談。 除了相關當事人獲得了一些腦子里的經驗外，其他人學不到，下一個項目又重新來過。眾多的信息系統項目之所以能夠成功完成，除了有規范的制度外，還有一個因素就是有比較好的知識積累。信息系統項目管理強調在項目結束時，對項目管理經驗的總結，將更多的項目經驗轉換為知識財富。
培訓
培訓是保證項目實施成功的必然環節。實施信息化項目時，廠商都會提供針對不同用戶的分角色培訓或者沙盤演練。醫院要注重實施過程中的知識積累和知識轉移，培養醫院內部培訓講師，形成醫院自己的專家團隊，同時建立各級人員的上崗培訓和考核機制，使基層操作人員能夠熟練操作和使用系統。培訓的方式可以多樣，包括：
（一）專題講座
專題講座是教學的常用方法之一，可根據信息系統操作的實際需要，選定容易出錯或操作稍復雜或流程中的重要環節等作為專題，進行專門性的操作培訓和實例演示。
（二）上機操作訓練
醫院信息系統的操作培訓的目的是為了提高用戶的計算機的動手能力，因此應盡量提供更多的上機操作訓練機會，提供一些簡單易懂的學習軟件、測試版軟件，供用戶自由練習。
同時，為用戶提供一些操作技巧培訓，包括按專科設立專科操作目錄、專科編碼表、專科模板等，提高用戶的操作效率。
（三）科室培訓骨干
骨干參與，骨干帶動其他人員，骨干解決操作上的問題。
醫院信息系統的用戶眾多，醫務人員也無法按時參加集中培訓，對能夠對其他人員進行傳幫帶作用的科室骨干的培訓，則顯得更加重要。因此，通過培訓，使科室骨干對信息系統操作有非常熟悉，并且能獨立處理相應問題，這樣才能對科室其他人員進行指導。對科室骨干的重點培訓，對系統的順利實施同樣能夠起到關鍵的作用。
（四）制作操作提示卡片
醫院信息系統的功能眾多，每一個醫院信息系統的用戶需要操作的功能也很多，而且，部分功能只在某個時刻才需要操作。另外，醫療項目類別和條目繁多，要求醫務人員都熟悉甚至記住則不可能，因此，可以根據專科特點，制訂操作提示卡片，如操作方法、常用項目編碼等，能夠極大地提高操作速度和準確性。
（五）視聽多媒體教學
在培訓過程中，充分利用多媒體所具有的音視頻進行演示、講解，使教學更加形象、生動、直觀，使一些抽象的概念更加具體化，可以激發了用戶的學習興趣，提高了培訓質量。而且課后，學生還可隨時調閱復習，以加深鞏固。因此，把一些操作培訓制作成視頻，作用很大。
（六）實地觀摩
信息化規劃要得到正確的實施，首先要得到正確的理解和恰當的把握。為提高系統實施的成功率，往往會采用試點的方式啟用一個新的信息系統。在試點科室試點成功后，再逐步推廣。因此，試點科室就是其他科室的樣板，是培訓基地，安排其他科室到試點科室進行實地觀摩，進行現場學習交流，更能讓用戶理解和接受。而且，培訓工作不是一次性的，而是需要持續不斷地進行。
不斷調整和完善規劃
醫院信息化規劃的制訂是一個閉環的管理過程，即“制訂規劃—實施—總結反饋—修改規劃”的循環過程。醫院信息化規劃可以是一個中長期的規劃，如3~5年甚至更長，但是每年都應當根據政策的變化、醫院發展的新要求以及信息技術的新趨勢等進行調整和完善。可以說，規劃的變更是必然的，也是必需的，但如果沒有規范的管理，規劃的變更則會變得無法控制，最終導致信息化建設的失敗。規劃的變更有三個方面：
1. 范圍變更 主要體現在子系統的變更或建設順序的變更。
2. 預算的變更 主要體現在資金的變化。
3. 技術架構的變更 主要體現在基礎設施如服務器、數據庫系統、開發技術的重大變更和新技術的引進等。
變更控制的目的并不是控制變更的發生，而是對變更進行管理，確保變更有序進行。慎重對待信息化規劃的變更，以完成信息化規劃的目標為目的，建立在院領導的領導下，由信息部門主導，職能部門和醫療部門參與的變更控制委員會，在充分評估變更對項目影響后進行決策，能夠有效地減少變更對信息化規劃順利實施的影響。
作者及來源：醫信局
