租賃場地花費是需多項硬指標
張強在一家公司任職，針對年會場地方面的少錢花費他給算了筆賬：若將年會場地選在可容納上百人規模的星級酒店的宴會廳，則租金一般在5萬元—8萬元之間，如果需要策劃公司提供場地，費用大致需要10萬元—12萬元之間，其中不包含用餐費和獎品費。
除了場租費外，布置場地所要用到的燈光、音響、舞美、服裝等一系列費用大概需要5萬元左右。如此算下來，組織一場百人左右規模的年會，僅場地方面的花銷就達十幾萬元，而且這筆費用通常是硬指標，沒有講價的余地。
預訂餐飲吃好喝好最重要
清蒸魚、油燜大蝦、各色小吃……年會上的菜單一直是大家津津樂道的話題。在一家私營企業擔任綜合部主任的段先生，他們公司的年會人數在200人左右，桌餐標準為300元/人，僅餐飲這一項的開銷就將近6萬元。他表示，公司之所以花這么多錢訂餐，主要是為了犒勞員工、答謝客戶。
另據段先生透露，除了菜品外，年會上用的酒水、飲料通常也都由公司統一準備，包括紅酒、白酒及各色飲料等，這筆費用約為2萬元左右。與上述餐費加在一起，段先生公司年會上的餐食消費共計約為8萬元左右。
獎品采購積少成多數目大
獎品采購是年會消費中的另一大項。一家公司的辦公室主任齊先生，他們公司的年會獎品為：銷售狀元獎勵一部蘋果iPhone5s手機；先進個人每人獎勵一臺空調掛式機；普通員工每人發一張1000元購物卡。此外，齊先生公司年會上還有抽獎環節，獎品如下：特等獎為韓國5日游；一等獎為一臺蘋果電腦；二等獎為一臺液晶電視；三等獎為一臺電飯煲。
“別看每個獎項所花費用都不算太高，但加在一起就數目可觀了，總計大概需要25萬元左右。”齊先生說。
參加年會自掏腰包添置行頭
一場年會辦下來，除了單位要花錢外，員工自己也免不了要消費一筆，如購買或租賃參加年會的服裝、化妝品、飾品，年會舉辦當天到專業美容美發店化妝、做頭發等。
魏小姐在一家私企上班，她所在的部門今年年會上要表演一部名為《夢回大唐》的穿越劇，對于員工來說，要想將節目演好，首先要解決的就是服裝問題。“我在網上一家服裝租賃公司租了一套唐朝公主裝和一些頭飾，總共花費了800元。”魏小姐說。
徐女士和同事們將在今年公司年會上表演一個幽默劇，由于缺少配飾，她自掏腰包購買了4個蝴蝶領結和3副時尚眼鏡，共花費85元。
李先生說，他所在的部門由于全是男同事，所以年會上他們準備演個小合唱。“這比那些演話劇或舞蹈的部門省錢多啦。”李先生得意地說。
此刻腦袋里多么希望，有一種類似“滴滴”打車的軟件出現，只要將我的需求發送出去，就會有幾十上百家酒店主動聯系我，各酒店拼命搶單，而我需要做的只是等待搶單結果，是一件多么幸福的事。說來也巧，正當我為聯系會場而煩惱的時候，朋友聽說我的事情，便推薦了一個叫“我要開會網”的網站給我，說他們公司現在訂會場全用它，非常方便，只要在這個網站上面發需求，15分鐘以內就能拿到至少3個酒店報價，關鍵他們還不收費!世上還有這等活雷鋒?我不太相信，不過每天找會場真的找得頭大，反正試試也不要錢，就抱著將信將疑的態度發了一個需求，沒想到他們客服馬上就聯系我了，問了我詳細的場地需求后，給我推薦了幾家地點、時間、設施都非常符合我要求，而且還在預算以內的酒店，沒多久酒店銷售就都來給我報價了!一切簡單順利的不像話，連領導都奇怪，往年訂年會會場是個大工程啊，怎么今年這么快就找到了，而且找的酒店還真的是我們想要的!
我覺得好東西不能獨享，特別推薦給有訂年會會場需求的兄弟姐妹。
